Pumacy-Studie: Sucht ihr noch oder wisst ihr schon? Vergleich von Wissensmanagementlösungen

Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen in Unternehmen. Es vor Verlust zu schützen, erweitern, transferieren und anderen Mitarbeitern zugänglich zu machen, ist die Hauptaufgabe des modernen Wissensmanagements. Dennoch werden dessen Potenziale besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig nicht ausgeschöpft. Die Pumacy Technologies AG, ein führender Anbieter für Wissens- und Innovationsmanagement, hat verschiedene Wissensmanagementtechnologien in Bezug auf die Anforderungen von KMU in einer neuen Studie verglichen.

Kleine und mittelständische Unternehmen weisen im Vergleich zu größeren Organisationen eine Reihe von Besonderheiten auf, die bei der Wahl der geeigneten Wissensmanagementtechnologie berücksichtigt werden muss: Erstens haben KMU kaum Ressourcen, um zeitaufwändige Systemeinführungen oder -anpassungen vorzunehmen. Es fehlt an Geld, Zeit und spezialisierten Mitarbeitern. Zweitens sind KMU häufig in Unternehmensverbünden zusammengeschlossen, die ihre Produkte und Services gemeinsam entwickeln und auf dem Markt anbieten. Bei diesen sogenannten Virtuellen Organisationen (VO) sind unternehmensübergreifende Kooperationen unvermeidlich und ein reibungsloser Wissensaustausch unentbehrlich. „Die Angst vor hohen Investitionskosten und organisatorischen Aufwänden sowie fehlende Kenntnisse über die am Markt verfügbaren IT-Lösungen hindern KMU daran, den Wettbewerbsvorteil Wissen optimal für sich zu nutzen“, erklärt Dr. Toralf Kahlert, Vorstandsvorsitzender der Pumacy Technologies AG.

Die aktuelle Pumacy-Studie „Sucht ihr noch oder wisst ihr schon? Vergleich von Wissensmanagementlösungen“ erleichtert kleinen und mittleren Unternehmen den Einstieg ins moderne Wissensmanagement. Der Beitrag gibt einen vergleichenden Überblick über die gängigsten technologiegestützten Ansätze für Wissensmanagement: Wikis, Groupware bzw. Collaboration Management Systeme, strukturierte Wissensdatenbanken sowie Enterprise Search Engines. Praktische Hilfe bieten die in der Studie integrierten tabellarischen Checklisten, in denen die Systeme nach verschiedenen, für KMU relevanten Kriterien, wie Installationsaufwand, Beschaffungskosten oder das angebotene Leistungsspektrum, beurteilt werden.

Vergleich der vier wichtigsten Wissensmanagementtechnologien

Aus der Studie geht beispielsweise hervor, dass Wikis insbesondere für kleine Organisationen ohne formale Hierarchien gut geeignet sind. Sie sind relativ schnell einsetzbar und ermöglichen eine unkomplizierte Arbeitsweise. Wissensintensives Arbeiten mit Wikis hat aber seine Grenzen: Sie sind beispielsweise nicht geeignet, Arbeitsprozesse (Workflows) innerhalb des Unternehmens zu managen und zu optimieren.

Im Gegensatz zu Wikis bieten strukturierte Wissensdatenbanken mehr Kontrolle bei der Erstellung und Nutzung von Unternehmenswissen – zum Beispiel durch strukturierte Vorlagen für Artikel oder vorgegebene Arbeitsabläufe und Rollenkonzepte. Diese müssen jedoch vorher definiert und erstellt werden, was die schnelle Systemeinführung deutlich erschwert.

Groupware-Lösungen kommen in KMU bereits häufiger zum Einsatz, vor allem, wenn eine unternehmens- oder standortübergreifende Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht.

Enterprise Search Engines haben große Potenziale, um riesige Datenvolumen leichter durchsuchbar zu machen. Das gilt auch für KMU und VO, obwohl die hohen Kosten für Lizenzen und die erforderlichen Anpassungen einen breiten Einsatz in dem Bereich noch verhindern.

„Der professionelle Umgang mit der Ressource Wissen ist ein wirtschaftlicher Erfolgsfaktor, der zunehmend an Bedeutung gewinnt“, erklärt der Wissensmanagement-Experte und Mitautor der Pumacy-Studie Dirk Langenberg. „Ob altersbedingtes Ausscheiden, Stellenwechsel oder Mitarbeiterrotation, modernes Wissensmanagement sichert das vorhandene Fach-, Führungs- und Erfahrungswissen in Unternehmen. Unsere Analyse hat ergeben, dass die vier gängigsten Wissensmanagementtechnologien sowohl Stärken als auch Schwächen aufweisen. Die Wahl der geeigneten Lösung hängt meist von dem konkreten Einsatzzweck und den vorliegenden Rahmenbedingungen ab.“

Die vollständige Studie „Sucht ihr noch oder wisst ihr schon? Vergleich von Wissensmanagementlösungen“ der Pumacy Technologies AG kann kostenlos unter dem folgenden Link eingesehen werden: https://www.pumacy.de/publikationen/2013/sucht_ihr_noch_oder_wisst_ihr_schon_vergleich_von_wissensmanagementloesungen.html.
Ein umfassender Toolvergleich diverser Wikis findet sich in einer weiteren Pumacy-Studie „Die Qual der Wiki-Wahl“: https://www.pumacy.de/publikationen/wikis_fuer_wissensmanagement.html.

Über Pumacy Technologies AG:

Pumacy Technologies AG ist ein führender Anbieter für Wissens-, Prozess- und Innovationsmanagement. In Projekten werden Methoden etabliert, um Software ergänzt und in die Organisation integriert. Dabei unterstützt ein interdisziplinärer Ansatz die individuelle Ausgangslage des Kunden.

Pumacy arbeitete bereits für internationale Hersteller aus der Luftfahrt- und Automobilindustrie, dem Maschinen- und Anlagenbau sowie den Life Sciences und kann auf Referenzen aus bedeutenden internationalen Projekten verweisen.