Braucht die Digitalisierung neue Daten?

Wie können wir durch Digitalisierung das Potential  vorhandener Datenbestände besser nutzen?

Die Idee

Die Digitalisierung wird aktuell mehr als strategischer Ansatz denn als eine operative Aufgabe gesehen. Aber was ist eigentlich das strategische Potential der Digitalisierung? Es ist die Zeit. Es ist die über die Zeit erreichte hohe Durchdringung der Unternehmen und Gesellschaft mit den unterschiedlichsten Zugangsmöglichkeiten zu ihren Daten und Informationen. Wahrscheinlich gibt es heute für jeden unternehmerischen Kontext eine spezifische Lösung, die die dafür notwendigen Daten und Informationen verwaltet. In der Folge geht es heute nicht mehr darum, in einem Unternehmen zur Lösung einer Aufgabe eine neue Datenbank oder eine neue Software zu implementieren und so neue Datenbestände zu schaffen. Es geht wahrscheinlich darum, die tatsächlich verfügbaren Daten und Informationen effizient zu nutzen. Tatsächlich sind die Unternehmen, ist die Gesellschaft heute die „Datenbank“.

Damit kann die Digitalisierung Managementsysteme und -strategien und letztlich die IT Landschaft verändern. Das Problem und die Herausforderung sind, dass es für diese „Datenbank“ (noch) kein Standard-Managementsystem (DBMS) gibt. Diese Aufgaben können aktuell hocheffiziente „hybride“ Organisations- und Wissensmanagementlösungen übernehmen.

Der Unterschied

Im Unterschied zu den bekannten Standardsystemen besteht die Aufgabe dieser Lösungen viel mehr darin die Metadaten zu den bestehenden Informations- und Datenbeständen, als die Datenbestände  selber zu verwalten.  (Diese erfolgt in den spezifischen Systemen  selbst sicherer und effizienter, als das eine zusätzliche Instanz gewährleistet.)

Damit verschiebt sich der Schwerpunkt der „Prozesssteuerung“  von der der Verwaltung des Daten- und Informationsbestandes, hin zu Definition der Aufgabenstellung und des notwendigen Daten-, Informations- und Wissensbedarfs. Komplexe Systeme bleiben so trotz hoher Redundanz der Daten in „parallelen Prozessen“ steuerbar.

Das erlaubt den Anwendern, die Daten und Informationen über den Kontext bekannter Aufgabenstellungen hinaus, „ad-hoc“, z.B. zur Lösung von Störungen oder Problemen, und zur Lösung völlig neuer Aufgabenstellungen zu nutzen. Die Anwender können mit diesen Lösungen so direkt neues Wissen und neuen Nutzen generieren. Eine wesentliche Motivation, die bei den Anwendern über die Akzeptanz solcher Lösungen  entscheidet.

Die Umsetzung

Der eigentliche Vorteil dieser „hybriden“ Organisations- und Wissensmanagementlösungen liegt wahrscheinlich in dem sehr einfachen Prozess der Analyse, Konzeption und Umsetzung. Oft lassen sich die Aufgaben dabei bereits mit sehr wenigen, gut strukturierten Expertenmeetings vollständig erfassen und beschreiben.  Die Beschreibung des zur Lösung der Aufgabe notwendigen Daten- und Informationsbedarfs kann dann oft schon mit einfachen „Formular- oder Formularsätzen “ sichergestellt werden. Gleichzeitig sind diese „Formulare und Formularsätze“ die Grundlage für die notwendige Metadatenverwaltung, ohne dabei auf einzelne Systeme oder Technologien festgelegt zu sein. Dies ermöglicht die Nutzung der bestehenden Daten- und Informationsbestände z.B. kurzfristig, zur Lösung einer Prozessstörung oder Entwicklungsaufgabe, oder dauerhaft, als zusätzliche Datenquelle in einem anderen Prozess. Aufwändige Systemanpassungen und Implementierungen sind bei Verfüg­barkeit und Zugänglichkeit von Standardschnittstellen oftmals nicht notwendig.

Der Nutzen

Während die Optimierung einzelner Prozesse, z.B. durch die Implementierung einer neuen Lösung, Ergebniszuwächse von durchschnittlich 10% p.a. sichert, führt die Nutzung der Daten und Informationen in einem neuen Kontext zu einem Zuwachs, der die bekannten Ergebnisse oft um ein Vielfaches übersteigt. Theorie? Nein. Gelebte Organisationskultur.

So hat z.B. ein Hersteller von Spezialmaschinen seinen Kundendienst in der Art umgestellt, dass er die Maschinen zu Reparatur- und Instandhaltungszwecken nicht mehr per se nach Deutschland zu­rückholt. Durch die umfassende Sicht auf Kunden, Produkt und Historie kann der Hersteller aus einem weltweiten Netzwerk den geeigneten regionalen Partner identifizieren und die Reparaturmaßnahmen veranlassen.

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