Von der Unternehmenslösung in die Cloud – (Wie) Funktioniert cloudbasiertes Wissensmanagement?

Das Thema Cloud Computing hat nicht zuletzt im Wissensmanagement inzwischen einen hohen Stellenwert erhalten. Sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch große Unternehmen auf Konzernebene nutzen inzwischen cloudbasierte Software für ihre eigenen unternehmensspezifischen Wissensmanagement-Lösungen. Doch wie steht es um den Datenschutz? Und ist eine Cloudlösung für jedes Unternehmen die richtige Wahl?

Unser aktiver Beitrag auf den Stuttgarter Wissensmanagement-Tagen 2014

Auf den diesjährigen Stuttgarter Wissensmanagementtagen 2014 haben sich unsere Fachexperten für Wissensmanagement, Dr. Lars Langenberg und Dr. Bernd Bredehorst, diesen kritischen Fragen gestellt. Als offizieller Sponsor der Wima-Tage sind wir als Pumacy Technologies AG jährlich aktiv vertreten und steuern zu aktuellen Trends und Wissensmanagement-Themen innovative Lösungen in den Fachvorträgen und Diskussionen bei.

Cloudbasierte Softwarelösungen bieten eine Reihe von angenehmen Vorteilen, die insbesondere die Zusammenarbeit in den Fachbereichen erleichtern, Zeit und Kosten sparen: die Daten sind einfach und schnell verfügbar und der Zugriff ist von überall her möglich – ein wichtiger Mehrwert, da der Trend immer mehr zu Social Collaboration innerhalb des Unternehmens geht. Vielfältige Systeme können über die Cloud genutzt werden und das völlig ohne Betriebsaufwand und lange Installationen. Teams können so unkompliziert und ortsungebunden zusammenarbeiten und Daten austauschen. Wissen ist von überall her verfügbar und nutzbar. Doch kritische Fragestellungen sollten bei der Entscheidungsfindung für eine Cloudlösung nicht außer Acht gelassen werden und sorgfältig geprüft werden:

• Wie wird das Wissen in der Cloud vor Unbefugten geschützt?
• Wer kann alles auf das Wissen zugreifen?
• Wie zuverlässig ist der Cloud-Anbieter?

„Klassische“ Wissensmanagement-Software: In-house-Lösungen

Traditionell neigen viele Unternehmen dazu, Ihr Wissen nach außen hin abzuschotten. Wissen wird intern beschafft, weiterentwickelt, ausgetauscht und angewendet. Als sogenanntes „Kronjuwel“ ist es äußerst kostbar und wird nicht an Externe oder Unberechtigte herausgegeben. In der eigenen IT-Umgebung kann es somit am einfachsten geschützt und überwacht werden.

Verbreitete In-house-Lösungen:

• Interne Enterprise-Wikis
• Collaboration / Groupware
• Enterprise Search
• Wissensdatenbank

Im kürzlich veröffentlichten Pumacy-Report „Software für Wissensmanagement – Vergleich von Wikis, Wissensdatenbanken, Groupware und Suchmaschinen“ gehen wir im Detail auf die verschiedenen Wissensmanagement-Werkzeuge ein. Hier zeigt sich, dass bereits über die Hälfte aller Unternehmen interne Collaboration bzw. Enterprise Social Software für den Austausch von Wissen nutzt. Der Report beschreibt, welche Software für welches Unternehmen geeignet ist. Wikis, strukturierte Wissensdatenbanken, Groupware oder Enterprise Search haben unterschiedliche Einsatzfelder und Schwerpunkte. Der Report vergleicht unter anderem Kosten, Schulungsaufwände, Einführungsressourcen, Anpassungsfähigkeit und untersucht nach den 6 Wissensmanagement-Kriterien Wissen erfassen, aufbewahren, anwenden, bewerten, entwickeln und verteilen. Er gibt Systembeispiele und enthält viele weiterführende Informationen und Links. Neben einem Überblick über verschiedene Software-Lösungen beschreibt die Studie, was bei der Auswahl einer Software beachtet werden sollte und welche Entscheidungskriterien hilfreich sind.

Wissensmanagement in der Cloud: Bestehende Lösungen auslagern (SaaS)

Je vernetzter eine Organisation aufgebaut ist, umso mehr müssen Informationen auch außerhalb geteilt und Partner, Lieferanten sowie Kunden eingebunden werden. Umgekehrt wird Wissen zunehmend aus externen Quellen bezogen. Diese unternehmensübergreifende Zusammenarbeit kann jedoch nur funktionieren, wenn das Wissen von überall her leicht zugänglich ist. Inzwischen bieten viele IT-Dienstleister hier die passenden Lösungen an, so dass die Daten und sämtliches Wissen wirkungsvoll gesichert werden können.

Beliebte Lösungen für Software-as-a-Service:

• Enterprise-Wikis
• Collaboration / Groupware
• Wissensdatenbank

Vielfältige Cloud Services für das Wissensmanagement nutzen

In vielen organisationsübergreifenden Teams haben sich Cloud Services bereits als einfach verfügbares Werkzeug in der täglichen Arbeit bewährt, zum Beispiel als Dokumentenablage, gemeinsamer Terminplan oder Aufgabenliste.

Wie aber können Teams, Unternehmen und Netzwerke die Cloud am besten nutzen, um auch ihr Wissen auszutauschen und zu vermehren? Für viele Wissensgebiete haben sich Business Networks oder fachspezifische Onlineportale als erste Anlaufstelle etabliert. Dort können z.B. Erfahrungen von dritten Personen eingebracht oder reflektiert werden, gleichzeitig wird das Wissen jedoch öffentlich. Soll der Wissensaustausch auf das eigene Team beschränkt werden, reduziert sich die Auswahl auf die Cloud-Anbieter, die Gruppen-/Teamkonzepte implementieren und deren Sicherheit garantieren. Damit geht oft ein eingegrenztes Anwendungsgebiet einher, wie z.B. Aufgabenlisten, Projektmanagement oder Softwareentwicklung. Da Wissen sehr vielfältig ist, reicht oft eine einzige Plattform oder Software nicht aus, um alles zu erfassen. Hier ist eine passende Cloud-Lösung bzw. eine Kombination unterschiedlicher Lösungen gefragt, welche die speziellen Anforderungen des Wissensmanagements erfüllt.

Passende Cloud-Lösungen mit Wissensmanagement-Potenzial

• Business Networks
• Cloud Storage
• Aufgaben- und Planungssysteme
• Lehr- und Lernplattformen

Fazit – Wann lohnt sich eine Cloud-Lösung für das Wissensmanagement?

Wissensmanagement in der Cloud findet bereits statt, z.B. beim Austausch über Firmengrenzen, Teams in Forschung und Lehre sowie in Vereinen und Verbänden. Auch Organisationen mit bestehenden Wissensmanagement-Systemen sollten sich mit Cloud-Lösungen auseinandersetzen. Kostenlose Tools bieten jedoch oft nur einen niedrigen Sicherheitsstandard. Spezialisierte Anbieter hingegen greifen das Thema Sicherheit auf und bieten mit in-house vergleichbare Sicherheitslevel. Die Vielzahl an konkurrierenden Plattformen erschwert jedoch die Systemauswahl und das Wiederfinden. Im Fokus sollten daher Integration und Zusammenarbeit anstelle von Insellösungen stehen.