Traumpaar: SharePoint mit Wiki

Professionelles Wissensmanagement schützt vor Verlust von Unternehmenswissen und gewährleistet den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern, Generationen und Abteilungen. Einen guten Einstieg bietet eine Wiki-Lösung, die auf vorhandenen Systemen aufbaut, da eine Akzeptanz durch die Mitarbeiter entscheidend für den Erfolg eines Wikis ist. „Bei vorhandener MS SharePoint-Infrastruktur ist deren Aufrüstung zum Unternehmens-Wiki besonders sinnvoll“, empfehlen die Experten für Wissensmanagement-Lösungen der Pumacy Technologies AG.

Aus einer aktuellen Pumacy-Studie „Die Qual der Wiki-Wahl“ geht hervor, dass nach unternehmensrelevanten Benchmarks ein zum Wiki aufgerüstetes MS SharePoint im Vergleich mit den sieben bestbewerteten, eigenständigen Wiki-Systemen eine attraktive Lösung darstellt. „Die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter in Richtung Wiki ist wesentlich höher, wenn an bereits vorhandene, gewohnte Systeme angeknüpft wird“, kommentiert Dr. Toralf Kahlert das Studienergebnis als Vorstandsvorsitzender von Pumacy. Denn der Erfolg eines Firmen-Wikis steht und fällt mit der Teilnahmebereitschaft seiner Anwender. Erst die Mitarbeiter als Autoren, Kommentatoren und Leser füllen das Wiki mit Wissen, Kontext und Leben.

Bei genauer Betrachtung des Arbeitsalltags, erscheint dieser Zusammenhang auch ganz klar: Tagtäglich angewendete Software-Systeme sind dem Personal vertraut und haben sich in der Arbeitsroutine etabliert. Mitarbeiter erkennen die Menüführung und Symbolik, sie bedienen die Interfaces wie gewohnt. Einem Wiki, das auf solch eine vorhandene Struktur aufbaut, ist die nötige Akzeptanz sicher. Wird den Mitarbeitern zugleich der kollektive und individuelle Nutzen einer vernetzten Wissensdatenbank plausibel erläutert, resultiert daraus eine zusätzliche Motivation, daran aktiv mitwirken zu wollen. Die Mitarbeiter müssen überzeugt sein, dass das Wiki nicht nur eine weitere Arbeitsbelastung ist, sondern im Gegenteil, eine arbeitserleichternde Datenbank für den Zugang zu Unternehmenswissen.

Hinzu kommt die relativ große Verbreitung von MS SharePoint: Laut Marktstudien von Microsoft verwenden bereits rund 78 Prozent der „Fortune 500“-Unternehmen MS SharePoint. Jedoch setzen zahlreiche Firmen es oft nur als reines Dokumenten-Verwaltungssystem ein. Dr. Kahlert ist überzeugt: „Bei vorhandener Microsoft SharePoint-Infrastruktur ist deren Aufrüstung zu einem Unternehmens-Wiki eine besonders ökonomische Lösung.“ Das typische Microsoft-Layout setzt sich in der Benutzeroberfläche des Wikis fort und Nutzer brauchen sich nicht an neue Symbole und Vorgehensweisen gewöhnen. Sowohl die bisher verwendete Software, die Dateiverwaltung als auch das Wiki arbeiten über SharePoint zusammen und es gibt quasi keine Probleme mit der Kompatibilität. Eine vollkommen nahtlose Integration in den Arbeitsalltag kann gezielt moderiert werden.
„Für Unternehmen ohne MS SharePoint ist die Neueinführung einer selbstständigen Wiki-Plattform allerdings sinnvoller als die komplette Umstellung auf SharePoint“, so Dr. Kahlert. Nur wegen der Wiki-Funktionen MS SharePoint einzusetzen, steht nicht im Verhältnis zu dessen Funktionsvielfalt. Pumacy hilft Unternehmen in beiden Fällen mit ihrer Erfahrung bei der Wiki-Auswahl, begleitet die Einführung von professionellen Wissensmanagement-Systemen und bietet bei Bedarf Mitarbeiter-Trainings an. Auch im Anschluss steht Pumacy weiterhin gern mit Rat und Tat zur Seite.

Weitere Informationen zum Thema:

Pumacy-Studie „Die Qual der Wiki-Wahl“:
Zunächst wurden objektive Kriterien für die Wiki-Beurteilung und Benchmarks entwickelt, die die Bedarfe der Unternehmen wiederspiegeln. Pumacy hat über einhundert Wikis anhand dieser Benchmarks detailliert analysiert. Ein typisches SharePoint-Wiki und die sieben eigenständigen Wikis Confluence, DokuWiki, DrupalWiki, Media Wiki, TikiWiki, TWiki und Foswiki konnten die hohen Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten Kriterien der Untersuchung sind eine hohe Entwicklungsreife, ein angemessenes Sicherheitskonzept, Flexibilität, Anpassbarkeit und die Integrationsfähigkeit in vorhandene Software. Dabei wurden auch die Benutzerfreundlichkeit, Strukturierbarkeit der Inhalte, Recherche- und Qualitätssicherungsfunktionen detailliert untersucht.
Weitere Informationen zur Studie „Die Qual der Wiki-Wahl“

Wissensmanagement mit Wiki
Wikipedia ist so populär, dass der Begriff „Wiki“ den meisten inzwischen geläufig ist. Jeder Leser ist auch gleichzeitig Autor, wodurch mehr Wissen konserviert und mehr Menschen leichter zugänglich gemacht wird. Das offene Konzept, wie von Wikipedia bekannt, ist allerdings nicht einfach auf Unternehmens-Wikis übertragbar. Denn insbesondere bei Unternehmenswissen spielen Sicherheitsstandards eine große Rolle. Nur Mitarbeiter mit der jeweiligen Zugangsberechtigung können die Inhalte abfragen, erweitern, bewerten und über verschiedene Suchfunktionen je nach Aufgabe filtern. Dr. Kahlert fasst zusammen: „Es geht darum, dem richtigen Mitarbeiter, das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.“

Pumacy: Experte bei Wissensmanagement mit SharePoint
Der Lösungsanbieter Pumacy ist Kompetenzführer, vorhandene SharePoint-Infrastrukturen zu einer vollwertigen Wiki-Lösung aufzurüsten. Seit Jahren begleitet Pumacy namhafte Kunden wie den Flugzeugkonzern Airbus und nutzt dort neben eigenständigen Wikis zunehmend auf SharePoint basierende Lösungen zur Wissenssicherung. Auch Firmen ohne MS SharePoint können mit Pumacys Hilfe ein professionelles Wissensmanagement aufbauen und dazu selbstständige Wiki-Anwendungen integrieren.
Die Pumacy Technologies AG agiert sowohl für kleine strategische Projekte als auch für großes operatives Outsourcing als Lotse für alle Bereiche des Wissensmanagements. Auftraggeber werden dabei vor, während und besonders nach der Einführung eines Wissensmanagement-Systems von Pumacy beratend begleitet. Alle Beteiligten werden bei Bedarf motiviert und trainiert sowie der Integrationsprozess mit personen- sowie toolorientierten Methoden unterstützt. Das Spektrum der eingesetzten Experten und der internationale Kundenstamm bescheinigen Pumacy die größte Kompetenzbreite der Branche.